Privacy verklaring

Tennisclub Topspin hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgege-vens. T.C .Topspin houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als T.C. Topspin zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit door een e-mail te sturen naar [email protected], en deze te richten aan de Privacycoördinator AVG.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, medewerke,en externe dienstverleners (Salarisadministratiekantoor, hostingbedrijf website, verzekeraar(s), toeleveranciers, sponsoren etc.)worden door Tennisclub Topspin verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de ontwikkelingen en nieuwsfeiten die betrekking hebben op de vereniging;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht (lidmaatschapsovereenkomst, vrijwilligersovereenkomst, arbeidsovereenkomst, verwerkingsovereenkomst).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan T.C.Topspinde volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voorletter(s);
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Geboortedatum*;
• Geslacht;
• Adres, postcode en woonplaats*;
• Telefoonnummervast/mobiel**;
• Emailadres**;
• KNLTB nummer;
• Speelsterktes;
• IBAN/Bankrekeningnummer*.

*:   deze persoonsgegevens worden verborgen verwerkt (geheim) en zijn daardoor niet zichtbaar voor anderen;

**:  bij deze persoonsgegevens kunt u per onderdeel op het inschrijfformulier Lidmaatschap aangeven of deze informatie wel/niet zichtbaar mag zijn voor anderen.

Uw persoonsgegevens worden door Tennisclub Topspin opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van het lidmaatschap, of (sponsor)overeenkomst, tot max. 2 jaar na beëindiging ervan, en daarna alleen in de financiële administratie voor de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar en blijvend voor historische doeleinden waarbij uw persoonsgegevens geminimaliseerd worden tot alleen noodzakelijke gegevens, en de status wordt omgezet naar 'oud-lid'.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van onze leden worden door TennisclubTopspin verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen via nieuwsbrieven, social media, website of historisch archief

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het inschrijfformulier Lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan T.C. Topspinde volgende persoonsgegevens van uvragen:

• Voorletter(s);
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Emailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Tennisclub Topspin opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men aangemeld is als lid van de tennisclub.

Uitgangspunt is dat onze leden goed geïnformeerd worden. Naast plaatsing van foto’s op onze website (fotoalbums van activiteiten) en via social media, wordt ook beeldmateriaal over onze activiteiten geplaatst in nieuwsbrieven door het secretariaat, bestuur en diverse commissies. Naamsvermelding bij de foto’s wordt hierbij zoveel mogelijk gemeden.

Nieuwe leden dienen expliciet aan de ledenadministratie te melden dat we géén beeldmateriaal mogen gebruiken waarop zij mogelijk herkenbaar zijn, als dit ongewenst is. Indien dit niet wordt aangegeven, gaat men door ondertekening van het inschrijfformulier akkoord dat beeldmateriaal, waarop zij mogelijk te zien zijn, gepubliceerd mag worden.

Bestaande (en nieuwe) leden kunnen ook bezwaar maken tegen plaatsing van beeldmateriaal waarop zij mogelijk herkenbaar zijn, door dit expliciet te melden bij de Ledenadministratie. Ook na publicatie heeft u het recht om beeldmateriaal alsnog, op uw schriftelijk verzoek, te laten verwijderen.

Extra profielinformatie (bijzondere persoonsgegevens) worden niet verzameld door onze tennisclub.    We beperken ons tot de hoognodige persoonsgegevens voor inschrijving van onze leden bij onze vereniging en aanmelding bij de KNLTB tennisbond, voor de financiële verwerking, en om onze leden te kunnen informeren via mail.

Ook worden géén persoonsgegevens gebruikt voor het doeleinde “Stakeholder-/lobbycontacten, donateurs en geïnteresseerden”. Alleen algemene informatie over de vereniging wordt gebruikt voor sponsordoeleinden.

T.C. Topspin stuurt géén ongewenste commerciële berichten ter promotie van de vereniging (Direct marketing doeleinden). Promotie geschiedt alleen door plaatsing van artikelen of advertenties in de dag-/weekbladen, flyeren tijdens evenementen, of op speciaal verzoek (vervolgactie) sturen we algemene digitale informatie toe over de vereniging naar aanleiding van een gesprek met een potentiële sponsor.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving (ook t.b.v. het AVG-programma);
• Het inschrijven van onze leden bij de Koninklijke Nederlandse Lawn TennisBond (KNLTB) .

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken. 

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening. U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegen-woordiger.

Bewaartermijn

Tennisclub Topspin bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens tennisclub Topspin van uw gegevens kennis kunnen nemen (via de (beperkte) autorisatie procedure), zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.     
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken backups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Verwerkers van de persoonsgegevens worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, worden opgeslagen achter slot en grendel todat de bewaartermijn vervalt, waarna deze documenten zorgvuldig vernietigd (versnipperd) worden.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Wijziging van het privacy beleid

T.C. Topspin past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze Privacy verklaring worden opgenomen. De tennisclub raadt u dan ook aan de Privacy verklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal T.C. Topspin er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren. 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

T.C. Topspin
T.a.v. Privacycoördinator AVG
Sportlaan 5
5830 DA Boxmeer
[email protected]